一目でわからせる文書設計のコツ

●一目でわからせる文書設計のコツ

[コツ１]

漢字使用率を三〇％程度にする。 ･･･一般的には、漢字が二五％から四五％、かなが四五％から六五％、残りがカナや句読点である。

[コツ２]

カタカナは、漢字とは逆にその字形の簡単さゆえに「図」になりやすいので、慎重に使う。

[コツ３]

ひらがなについても、多すぎるときは、読点を多めにしたり、カギカッコや下線などの飾りを使うようにする。

[コツ４]

見た目のまとまりと意味のまとまりとが一致するように表記する。

[コツ５]

読んだときに意味の「大きな」まとまりが「すんなりと（瞬間的に）」頭に入るところあたりに打つ。･･･文節数にして五個くらいが一応の目安。

[コツ６]

漢字の使用率を三〇％程度にすることである。 ･･･助詞、副詞、接続詞などの付属的な働きをする語、送りがななどは、かなにすること。「事」「為」はかなにすること。

[コツ７]

一文に込める命題の数を減らすということ。 ･･･「文を短く」。「一文一義」を原則にする。接続詞や指示代名詞、連接性に気を使うことになるため、二命題、三命題程度。

[コツ８]

レイアウトを工夫して視覚に訴える文書にする。 ・文字を大きくする。 ・一行の文字数を少なくする。 ・一頁の行数を少なくする。 ・見出しを増やして、本文との対比を際立たせる。 ・図表や図解などを増やす。

[コツ９]

メンタルモデル駆動の読みを支援する。 ・見出しも、既有の知識でわかるようなものにする。 ・理解の鍵になるところでは、図解を併用する。 ・大事な用語は目立つようにする。